У США змінюються правила гри для роботодавців, і не на їхню користь. Митна та імміграційна поліція США (ICE) посилила підхід до перевірки форм I-9, і тепер багато помилок, які раніше вважалися зовсім незначними, перетворюються на повноцінні порушення з реальними штрафами.
Форма I-9 – це обов'язковий документ, що заповнюється при прийомі на роботу. Через неї роботодавець підтверджує, що співробітник – це реальна людина і що вона має право працювати в США. Зберігаються такі форми у роботодавця, але будь-якої миті їх можуть запросити на перевірку.
Раніше, якщо у формі знаходили неточності, наприклад, забули вказати дату або десь пропустили поле, то це вважалося технічною помилкою. Роботодавцю давали до 10 робочих днів, щоб усе виправити та спокійно жити далі. Тепер правила змінилися. Як повідомляє Boundless, список так званих істотних порушень розширили. А це означає, що багато звичних косяків більше не можна виправити заднім числом — за них одразу виписують штраф.
Які помилки потрапили під роздачу?
- немає дати народження працівника;
- відсутня дата поруч із підписом;
- не вказано номер USCIS або A-number там, де він має бути;
- забули прописати термін дії дозволу на роботу;
- не вказано ім'я чи посаду роботодавця;
- немає дати прийому працювати;
- дані документів заповнені в повному обсязі, навіть якщо копії лежать у папці;
- відсутність Supplement A інформації про перекладача або помічника;
- у Supplement B немає дати повторного найму.
Під штраф можуть потрапити навіть такі речі, як використання іспанської версії форми поза Пуерто-Ріко або помилки під час віддаленої перевірки документів. А якщо компанія веде електронні форми і там є прогалини, наприклад, немає журналів аудиту чи некоректних електронних підписів, то це теж привід для санкцій.
Штрафи за такі порушення варіюються приблизно від 288 до 2861 доларів за одну форму. Якщо співробітників багато, сума швидко перетворюється на дуже відчутну. Не дивно, що останні роки ICE особливо активно перевіряє галузі, де працює багато мігрантів. Насамперед це будівництво, сільське господарство та готельний бізнес. Там ризики вищі — отже, і увага з боку тих, хто перевіряє теж.
Експерти радять роботодавцям не чекати на «листи щастя», а діяти заздалегідь. Наприклад, провести внутрішній аудит всіх форм I-9, щоб знайти та виправити помилки до перевірки. Також варто додатково навчити HR-команду, тому що, як показує практика, більшість проблем виникає через банальну неуважність.
Якщо компанія використовує віддалену перевірку документів, важливо підключити систему E-Verify та переконатися, що все оформляється за правилами. Ну і, звісно, варто перевірити, чи відповідають електронні підписи вимогам.
В ідеалі бізнес повинен мати чіткий план дій на випадок перевірки: хто відповідає за документи, де вони зберігаються і як швидко їх можна надати. Це дозволить виправити помилки до перевірки та мінімізувати ризики штрафів.
